Diety w podróżach służbowych krajowych i zagranicznych – PORADA – jak policzyć należną kwotę za wyżywienie i nocleg.

Konieczność pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z podróżą służbową wynika z Kodeksu Pracy. Zasady dotyczące wyjazdów służbowych oraz ich rozliczania zostały określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej. Warto jednak je przejrzeć w skrócie przed wyjazdem w podróż służbową aby mieć świadomość co przysługuje a co nie podczas delegacji.

Pracownikowi, który na polecenie swojego pracodawcy wykonuje zadania służbowe poza miejscowością w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza swoim stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową i pobytem poza swoim stałym miejscem pracy. Tak wynika z art. 77(5) Kodeksu Pracy.

Warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej i świadczenia pracy poza granicami kraju oraz wysokość tych należności określone są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Do rozpoczęcia podróży służbowej oraz pobrania zaliczki na wyjazd konieczne jest wystawienie przez pracodawcę (zazwyczaj w formie pisemnej) tzw. „polecenia wyjazdu służbowego”. Oczywiście wyjazd służbowy musi być związany z realizacją konkretnego zadania służbowego takiego jak np. rozmowy handlowe, praca u klienta, czasowe oddelegowanie do pracy w innym oddziale firmy, serwis czy instalacja maszyn lub urządzeń, szkolenie, udział w targach i wystawach itp..

Polecenie wyjazdu służbowego zawiera zazwyczaj następujące informacje:

• Dane pracownika (imię i nazwisko, nr PESEL lub nr paszportu albo innego dowodu tożsamości)
• Cel podróży (rozmowy handlowe, szkolenie, serwis czy ogólnie „praca u klienta”)
• Docelowe  miejsce podróży służbowej (kraj, miasto, adres firmy do której jedziemy)
• Czas podróży służbowej (przewidywany termin od…do…)
• Przewidywany środek lokomocji (samochód służbowy lub prywatny, pociąg, samolot, prom itd.)

Konieczne też jest by polecenie wyjazdu służbowego było podpisane przez pracodawcę, bądź osobę do tego upoważnioną. Jest to ważne choćby ze względu na ubezpieczenie w pracy – przysługuje ono osobom zatrudnionym i oddelegowanym do pracy w innym niż macierzysty zakład pracy miejscu. Zatem jeśli nie posiadamy podpisanego polecenia wyjazdu służbowego to w przypadku nieszczęśliwego wypadku podczas podróży służbowej bądź w miejscu pracy na wyjeździe, ubezpieczyciel może stwierdzić, że wybraliśmy się w podróż sami i podjęliśmy pracę na wyjeździe niejako „nielegalnie”, wbrew woli pracodawcy.

Diety, zarówno krajowe jak i zagraniczne, nie stanowią źródła przychodu pracownika i z tego względu nie uwzględnia się ich w przychodach, a co za tym idzie nie podlegają one opodatkowaniu.

Innymi słowy – przyznane diety nie zwiększają naszych dochodów i nie ujrzymy ich na naszym rocznym rozliczeniu PIT.

Krajowe podróże służbowe

Obowiązują następujące zasady przy obliczaniu diet krajowych:                       

1. Jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:                             

• poniżej 8 godzin – dieta NIE przysługuje
• od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości

2. Jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin – przysługuje połowa diety
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości

Obecnie dieta krajowa (od 01.01.2007) wynosi 23 PLN, zaś ryczałt za nocleg wynosi 34,50 PLN.

Zagraniczne podróże służbowe

Diety

Obowiązują następujące zasady przy obliczaniu diet zagranicznych:

1.  Za każdą pełną dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości (różna w zależności od kraju docelowego).

2.  Za niepełną dobę podróży diety wyliczamy w następujący sposób: 

• do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety
• ponad 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości

Dieta przyznawana jest na pokrycie różnicy w kosztach utrzymania (przede wszystkim wyżywienia) pomiędzy miejscem zamieszkania (miejscem gdzie świadczymy pracę i zamieszkujemy) a miejscem gdzie świadczona jest praca podczas wyjazdu służbowego. Zwykle taniej jest sie nam wyzywić w domy niż w delegacji, stąd pracodawca zobowiazany jest do przydzielenia diet pracownikowi. Niemniej jednak jeśli pracownik w delegacji ma zapewnione wyżywienie (całodzienne lub częściowe) ma to wpływ na naliczanie diet. I tak:

Pracownikowi, któremu podczas pracy na zagranicznym wyjeździe służbowym pracodawca zapewni bezpłatne i całodzienne wyżywienie przysługuje tylko 25% diety ustalonej zgodnie z ww. zasadami. Ta zasada może mieć zastosowanie jeśli całodzienne wyżywienie zawarte jest w cenie hotelu lub na stołówce w miejscu pracy (zakład pracy, statek, platforma wiertnicza itp.).

Pracownikowi, któremu podczas pracy na zagranicznym wyjeździe służbowym pracodawca zapewni częściowe wyżywienie, dieta jest pomniejszana o odpowiednio:

• 15% – jeśli ma zapewnione śniadanie
• 30% – jeśli ma zapewniony obiad
• 30% – jeśli ma zapewnioną kolację

Zatem jeśli miałby zapewnione trzy posiłki dziennie j.w. to wciąż przysługuje mu 25% diety na „inne wydatki”.

Pracownikowi, któremu podczas pracy na zagranicznym wyjeździe służbowym pracodawca bądź klient wypłaca ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje.

Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Jeżeli ekwiwalent jest wyższy od diety, pracownik powinien uwzględnić różnicę w swoich przychodach – diety są bowiem nieopodatkowane ale wszelkie dodatkowe kwoty ponad wartośc diety już tak.

Jak liczony jest czas zagranicznej podróży służbowej i delegacji? To zależy od tego czy podróż odbywa się droga lądową, lotniczą czy też morską.

Podróż służbowa za granicę droga lądową liczona jest od momentu przekroczenia granicy RP, do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju. Czas podróży na terenie RP wliczany jest do delegacji krajowej (podlega wyliczeniom opisanym w krajowych podróżach służbowych).

Podróż służbowa za granicę drogą lotniczą lub morską liczona jest w następujący sposób:

• droga lotnicza: czas podróży służbowej zagranicznej liczony jest od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju

• droga morska: czas podróży służbowej zagranicznej liczony jest od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego

Ogólnie przyjęte jest, że w rozliczeniu delegacji wpisuje się godziny zapisane w rezerwacji biletu lotniczego czy promowego a czas oczekiwania w kolejce na przejściu granicznym czy też do odprawy samolotowej/promowej nie jest brany pod uwagę.

[php function=2]